What you start with
An export of 12 months of supplier invoices from your accounting or ERP, and the PDFs from the suppliers that make up about 80% of your purchasing. Price agreements sharpen it, but are not needed to start.
The purchasing check
Every invoice checked before payment
We put every supplier invoice next to the last price and the agreement, calculate what you overpay in euros per year, and prepare the email to the supplier.
- Available now
- Price:
- Margin Back: €7,950 for the first year
- For:
- CFO, COO or purchasing manager
- On top of your own ERP
- Every leak in euros a year
- Email and exports first
- A person approves
The problem
Why it leaks here
At most companies a supplier invoice is checked for one thing: does it add up. Whether the price still matches last year, the agreement or what another supplier charges, nobody sees. Large companies have a purchasing department that compares everything. The purchasing check does that work on every line of every invoice, and prepares the email to the supplier.
What it costs
1% of €15 million in purchasing is €150,000 a year. A leak does not need to be bigger than that to hit your profit.
A pallet place that quietly gets more expensive, an invoice above the agreement, a contract that rolls over. Each too small to notice.
What we check
6 checks, on every line
- Price higher than last time, same supplier and item
- Silent indexation: all rates up a few percent at once
- Invoice above the price agreement, if you give us the agreements
- Booked twice: the same invoice twice in the books
- Rush, and rush for the same item again and again
- Freight surcharges per carrier, and suppliers not compared in a year
What an alert looks like
The amount, the evidence, the action
PurchasingRule IN-02
Silent indexation by your carrier
- Since 1 January
- all rates +1.6%
- Spend with this carrier
- €390,000 per year
- Last compared
- never
€6,240per year
Draft email to the carrier is ready: justify it, or restore the old rate.
To: Purchasing
Example alert · made-up company
Compared with what exists
Invoice capture software reads invoices to book them; it does not check whether the price is right. Recovery firms look mostly for duplicate payments afterwards, for a share of what comes back. We check every line against the last price and the agreement, 24 months back and then before payment, for a fixed price.
How it connects
No partner contract and no integration project. Email and exports first, the API with your own key later. Exact Online, AFAS, Business Central, Odoo, SAP Business One, Ridder iQ, Isah and King.
Do the maths
What does it cost you?
Enter your own numbers. Want the result by email? Leave your name and email address.
Calculator: what does silent indexation cost?
CalculatorEnter what you spend per year with a supplier, and by what percentage the rates quietly went up.
per year, and it adds up every year
€6,250
Added up over 3 years: €38,129
spend × percentage, per year. Over several years it stacks: each year’s indexation comes on top of the last.
From the rulebook
The rules. With the calculation attached
Every rule has a threshold, a calculation and an action. So you see exactly when something becomes an alert, and what it is worth.
Hoe zie je dat een leverancier duurder is geworden?
IN-01In the Leak CheckWhat we check
De stuksprijs is hoger dan de vorige keer, bij dezelfde leverancier en hetzelfde artikel. We beginnen bij meer dan 2% én meer dan €500 effect per jaar.
Calculation
(nieuwe prijs − oude prijs) × verwacht volume per jaar
Example
Een artikel kostte vorig jaar €12,40, nu €12,90. Bij 9.600 stuks per jaar is dat €4.800 die niemand heeft goedgekeurd.
What is preparedEen mail aan de leverancier met de vraag om onderbouwing, of heronderhandelen.
Wat is stille indexatie, en hoe vang je die?
IN-02In the Leak CheckWhat we check
Een leverancier verhoogt alle of de meeste regels met hetzelfde percentage vanaf één datum, vaak 1 januari. Daarvoor zijn minstens 13 maanden facturen nodig.
Calculation
indexatiepercentage × omzet bij die leverancier per jaar
Example
Een vervoerder doet per 1 januari 1,6% op alle tarieven. Bij €390.000 per jaar is dat €6.240, elk jaar opnieuw, en het telt op.
What is preparedIndexatie aanvechten, of ruilen tegen volume.
Hoe voorkom je dat je een factuur twee keer betaalt?
IN-11In the Leak CheckWhat we check
Zelfde leverancier, bedrag en factuurnummer, of hetzelfde bedrag binnen 30 dagen met een vergelijkbare omschrijving.
Calculation
het dubbele bedrag
Example
Factuur 2026-118 van €4.312 komt binnen als pdf én via de portal van de leverancier. Zelfde nummer, zelfde bedrag: tegenhouden vóór betaling.
What is preparedTegenhouden vóór betaling, of een creditnota vragen.
Wat doe je als de factuur hoger is dan de afspraak?
IN-12In the Leak CheckWhat we check
De stuksprijs op de factuur is hoger dan in de prijsafspraak of het contract.
Calculation
(factuurprijs − afgesproken prijs) × aantal
Example
Afgesproken €3,85 per kilo, gefactureerd €4,10. Bij 12.000 kilo per jaar: €3.000.
What is preparedTegenhouden vóór betaling en een creditnota vragen.
Hoeveel betaal je aan spoed?
IN-06In the Leak CheckWhat we check
Spoedtoeslagen op de factuur, of een stuksprijs boven drie keer wat je normaal voor hetzelfde artikel betaalt. Per leverancier, vanaf €250 per jaar.
Calculation
een bandbreedte van 50 tot 100% van de spoedkosten per jaar, nooit als belofte
Example
Twaalf spoedtoeslagen van €85 in een jaar bij dezelfde groothandel: €1.020. Met spoed alleen na akkoord blijft daar de helft tot alles van over.
What is preparedSpoed vooraf laten goedkeuren, met de lijst van dit jaar erbij.
Wanneer zet je een spoedartikel op voorraad?
IN-07In the Leak CheckWhat we check
Hetzelfde artikel is minstens twee keer per jaar met spoed gekocht, of tegen meer dan drie keer de normale prijs.
Calculation
vermeden spoedtoeslag per jaar − kosten van de voorraad
Example
Een onderdeel van €4 wordt met spoed besteld voor €55, vier keer per jaar. Dat is €204 aan toeslag, voor iets wat met tien stuks op de plank €40 had gekost.
What is preparedEen voorstel voor een minimumvoorraad, met aantal.
Hoeveel betaal je aan vrachttoeslagen?
VR-01In the Leak CheckWhat we check
Per vervoerder de heffingstoeslag en de brandstoftoeslag, als bedrag en als percentage van de vracht. Een signaal, geen vondst: met je ritten en heffingskilometers reken je in de Heffingscheck uit of de toeslag past.
Calculation
toeslag ÷ vracht, per vervoerder per jaar
Example
Een vervoerder rekent 7% heffingstoeslag over €390.000 vracht: €27.300 per jaar. Op jouw ritten is de echte heffing zo'n €18.900.
What is preparedVraag de berekening per rit, met de Heffingscheck als onderbouwing.
Wanneer moet je een leverancier opnieuw vergelijken?
IN-03In the Leak CheckWhat we check
Een leverancier met meer dan €10.000 per jaar is in de afgelopen 12 maanden niet vergeleken, en er is geen tweede leverancier in dezelfde categorie.
Calculation
een bandbreedte van 10 tot 40% van de jaaromzet, nooit als belofte
Example
Verpakkingsmateriaal voor €48.000 per jaar, al zes jaar bij dezelfde leverancier. Twee offertes later ligt er een bod dat 18% lager is: €8.640 per jaar.
What is preparedEen offerteaanvraag voor drie partijen, klaar om te versturen.
Krijg je iets terug voor je volume?
IN-15In the Leak CheckWhat we check
Een leverancier waar je elke maand koopt, voor meer dan €25.000 per jaar, zonder prijsafspraak of staffel. Alleen als je ons al je jaarafspraken hebt gegeven.
Calculation
een bandbreedte van 5 tot 15% van de jaaromzet bij die leverancier, nooit als belofte
Example
Elke maand schoonmaakmiddelen bij dezelfde leverancier, €96.000 per jaar, op de lijstprijs. Een staffel van 5% is €4.800 per jaar.
What is preparedEen voorstel voor een jaarafspraak met staffel, klaar om te versturen.
The offer
First see what is leaking. Then we get it back
The Leak Check is free and shows what is there. If it is enough, Margin Back gets it back and keeps the leak closed for a year.
For factories, wholesalers and other companies with €3 million or more in annual purchasing.
Step 1
Leak Check
FreeWe check 12 months of supplier invoices. You get, per type of leak, what it costs you a year in euros.
- You send an export and the PDFs from your largest suppliers
- A two-page result, per type of leak
- No obligation
From €3 million in annual purchasing. At most six a month.
Step 2 · After your Leak Check
Margin Back
€7,950first year, excl. VAT
We get back what is leaking, and keep it closed for a year.
- 1
Leak Report over 24 months
Every finding with the invoice line, the calculation and the email to the supplier, ready to send.
- 2
Checked every month for a year
Your new supplier invoices, before the payment run. Whatever is wrong is on your desk before you pay.
- 3
One hour every quarter
With management: what we found, what came back, what is still open.
After that €650 per month, cancellable monthly. Or 12 × €695.
At least €20,000 a year, or your money back
We only offer Margin Back if the Leak Check shows at least €20,000 a year. If we then do not find it on invoice lines, you get the full €7,950 back.
Found means what you demonstrably overpaid or started paying more without approval, annualised, with the invoice line and the calculation attached.
Just the Leak Report?
Every finding over 12 months, with the invoice line, the calculation and the email. Start Margin Back within 30 days and we deduct the full €1,950.
Compared with a recovery firm
| No cure no pay | Margin Back | |
|---|---|---|
| What it costs | A share of what comes back, up to 35 or 40% | €7,950 fixed, everything that comes back is yours |
| What they look at | Mostly duplicate payments | Every line: price against last time and the agreement, indexation, booked twice, surcharges |
| When | Afterwards, when the money is gone | 24 months back, then a full year before you pay |
| Who emails your supplier | They do | You, with the email ready |
To be fair: if it is only about a one-off amount of a few tens of thousands of euros, a tiered rate is cheaper. Margin Back is for companies that also want the leak closed.
Double Payments: 35% on the first €10,000, 15% above (Dutch) · RecoveryAudit.expert: yields of 1 to 5 per mille of purchasing (Dutch)
FAQ
Frequently asked questions
About the Leak Check, your invoices, your ERP and what it costs.
Do we need an ERP integration?
No. We start with an export or with the PDFs you forward. An integration can come later, with a key you create and revoke yourselves.
How is this different from invoice capture software?
Invoice capture reads an invoice to book it. We check whether the invoice is right: against the last price, the agreement and comparable suppliers. They work fine side by side.
How do I start?
With the free Leak Check: we check 12 months of purchasing and show, per type of leak, what it costs you a year. If it shows at least €20,000 a year, Margin Back follows: a Leak Report over 24 months and your new invoices checked every month for a year, for €7,950. If we do not find it, you get everything back.
Do we need to connect anything to our ERP?
No. An export from your accounting and the PDFs from your largest suppliers are enough, from Exact Online, AFAS, Business Central, Twinfield, SnelStart, SAP or any other package. After that you send your new invoices every month, or create an API key yourself.
Is this AI? Who decides?
AI only reads the PDF invoices. Any invoice whose lines do not add up to the total is set aside and checked by hand. Plain code does the comparing and the maths, following our public rulebook. A person reviews every finding, and nothing goes to a supplier without your approval.
More questions?
Call or email. You get an answer from the people who build the checks, not from a sales team.
Know what is leaking
Send 12 months of supplier invoices. You get, per type of leak, what it costs you a year in euros. Free.