Het regelboek · 28 openbare regels

28 plekken waar je marge lektEn hoe je ze narekent

Elke regel is een controle: wat je naast elkaar legt, de rekensom in euro's per jaar, een voorbeeld en de actie. De regels met het label In de Lekcheck rekenen wij na op je inkoopfacturen. Je kunt ze ook zelf gebruiken.

Vraag een gratis Lekcheck aanNaar de rekentools

Bijgewerkt 10 oktober 2026 · Agentfabriek · De software die met deze regels werkt

In het kort

Wat is een lekregel?

Een lekregel is een controle die je op je facturen kunt uitvoeren, met een rekensom die het lek omzet in euro's per jaar. Hieronder staan 28 regels uit ons regelboek, opgesteld met een voormalig operationeel directeur van een grote voedingsproducent. Per regel: wat je controleert, de rekensom, een rekenvoorbeeld en de actie. De regels met het label "In de Lekcheck" rekenen we na op je inkoopfacturen; de rest beschrijft controles die we nog niet leveren. Je kunt ze ook zelf gebruiken, in Excel of in je eigen ERP.

Het regelboek

Regels uit de praktijk. Elke dag nagelopen

Alles draait op een openbaar regelboek, opgesteld met een voormalig operationeel directeur van een grote voedingsproducent. Elke regel is een controle die een goede inkoper of controller zou doen als hij de tijd had: met een drempel, een rekensom en een actie.

  1. 1

    Vooraf, niet achteraf

    Controleren vóór betalen, vóór accepteren, vóór bestellen. Achteraf weet je alleen nog wat het gekost heeft.

  2. 2

    Elk lek in euro's per jaar

    Niemand ziet 1,6% of 10 gram. Iedereen ziet €6.240 per jaar. Elke melding krijgt een bedrag, met de rekensom erbij.

  3. 3

    Bij wie het veroorzaakt

    Statiegeld bij de klant die de kratten houdt, de verklaring bij de budgethouder, de creditnota bij de leverancier.

  4. 4

    Verklaarbaar, of niet onder controle

    Een afwijking zonder verklaring is een lek. Daarom vragen we om de verklaring, en onthouden we het antwoord.

  5. 5

    Zonder voorkeur

    Een regel kent geen vaste leverancier en geen oude gewoonte. Hij kijkt naar de prijs, de afspraak en de ontvangst.

Hoofdstuk 01

Inkoop en contracten. 12 regels

Hier lekt het stilst: kleine prijsstijgingen die niemand goedkeurt, contracten die doorlopen, en spoed die eigenlijk voorraad had moeten zijn. De regels met het label "In de Lekcheck" rekenen we na op je facturen; de andere vragen pakbonnen, contracten of tarieven die we nog niet automatisch inlezen.

Hoe zie je dat een leverancier duurder is geworden?

IN-01In de Lekcheck

Wat we nagaan

De stuksprijs is hoger dan de vorige keer, bij dezelfde leverancier en hetzelfde artikel. We beginnen bij meer dan 2% én meer dan €500 effect per jaar.

Rekensom

(nieuwe prijs − oude prijs) × verwacht volume per jaar

Voorbeeld

Een artikel kostte vorig jaar €12,40, nu €12,90. Bij 9.600 stuks per jaar is dat €4.800 die niemand heeft goedgekeurd.

Wat er klaarstaatEen mail aan de leverancier met de vraag om onderbouwing, of heronderhandelen.

Controle: Inkoop →

Wat is stille indexatie, en hoe vang je die?

IN-02In de Lekcheck

Wat we nagaan

Een leverancier verhoogt alle of de meeste regels met hetzelfde percentage vanaf één datum, vaak 1 januari. Daarvoor zijn minstens 13 maanden facturen nodig.

Rekensom

indexatiepercentage × omzet bij die leverancier per jaar

Voorbeeld

Een vervoerder doet per 1 januari 1,6% op alle tarieven. Bij €390.000 per jaar is dat €6.240, elk jaar opnieuw, en het telt op.

Wat er klaarstaatIndexatie aanvechten, of ruilen tegen volume.

Controle: Inkoop →

Wanneer moet je een leverancier opnieuw vergelijken?

IN-03In de Lekcheck

Wat we nagaan

Een leverancier met meer dan €10.000 per jaar is in de afgelopen 12 maanden niet vergeleken, en er is geen tweede leverancier in dezelfde categorie.

Rekensom

een bandbreedte van 10 tot 40% van de jaaromzet, nooit als belofte

Voorbeeld

Verpakkingsmateriaal voor €48.000 per jaar, al zes jaar bij dezelfde leverancier. Twee offertes later ligt er een bod dat 18% lager is: €8.640 per jaar.

Wat er klaarstaatEen offerteaanvraag voor drie partijen, klaar om te versturen.

Controle: Inkoop →

Hoeveel betaal je aan spoed?

IN-06In de Lekcheck

Wat we nagaan

Spoedtoeslagen op de factuur, of een stuksprijs boven drie keer wat je normaal voor hetzelfde artikel betaalt. Per leverancier, vanaf €250 per jaar.

Rekensom

een bandbreedte van 50 tot 100% van de spoedkosten per jaar, nooit als belofte

Voorbeeld

Twaalf spoedtoeslagen van €85 in een jaar bij dezelfde groothandel: €1.020. Met spoed alleen na akkoord blijft daar de helft tot alles van over.

Wat er klaarstaatSpoed vooraf laten goedkeuren, met de lijst van dit jaar erbij.

Controle: Inkoop →

Wanneer zet je een spoedartikel op voorraad?

IN-07In de Lekcheck

Wat we nagaan

Hetzelfde artikel is minstens twee keer per jaar met spoed gekocht, of tegen meer dan drie keer de normale prijs.

Rekensom

vermeden spoedtoeslag per jaar − kosten van de voorraad

Voorbeeld

Een onderdeel van €4 wordt met spoed besteld voor €55, vier keer per jaar. Dat is €204 aan toeslag, voor iets wat met tien stuks op de plank €40 had gekost.

Wat er klaarstaatEen voorstel voor een minimumvoorraad, met aantal.

Controle: Inkoop →

Hoe voorkom je dat een contract stilzwijgend doorloopt?

IN-09

Wat we nagaan

De einddatum of de laatste opzegdag valt binnen 90 dagen. AI leest datum en termijn uit het contract; de rest is een kalender.

Rekensom

jaarwaarde van het contract, met de bandbreedte van IN-03

Voorbeeld

Een contract van €84.000 per jaar met drie maanden opzegtermijn. Het signaal komt ruim vóór de laatste opzegdag, met een offerteaanvraag erbij.

Wat er klaarstaatEen herinnering aan de eigenaar van het contract, met de opzegdatum.

Controle: Inkoop →

Hoe voorkom je dat je een factuur twee keer betaalt?

IN-11In de Lekcheck

Wat we nagaan

Zelfde leverancier, bedrag en factuurnummer, of hetzelfde bedrag binnen 30 dagen met een vergelijkbare omschrijving.

Rekensom

het dubbele bedrag

Voorbeeld

Factuur 2026-118 van €4.312 komt binnen als pdf én via de portal van de leverancier. Zelfde nummer, zelfde bedrag: tegenhouden vóór betaling.

Wat er klaarstaatTegenhouden vóór betaling, of een creditnota vragen.

Controle: Inkoop →

Wat doe je als de factuur hoger is dan de afspraak?

IN-12In de Lekcheck

Wat we nagaan

De stuksprijs op de factuur is hoger dan in de prijsafspraak of het contract.

Rekensom

(factuurprijs − afgesproken prijs) × aantal

Voorbeeld

Afgesproken €3,85 per kilo, gefactureerd €4,10. Bij 12.000 kilo per jaar: €3.000.

Wat er klaarstaatTegenhouden vóór betaling en een creditnota vragen.

Controle: Inkoop →

Hoe controleer je of je hebt gekregen wat je betaalt?

IN-13

Wat we nagaan

De gefactureerde hoeveelheid is hoger dan de ontvangen hoeveelheid op de pakbon of in het ERP.

Rekensom

(gefactureerd − ontvangen) × prijs

Voorbeeld

Gefactureerd 1.200 kilo, ontvangen 1.140 kilo. 60 kilo × €8,20 = €492, op één levering.

Wat er klaarstaatEen creditnota vragen, met de pakbon erbij.

Controle: Inkoop →

Krijg je iets terug voor je volume?

IN-15In de Lekcheck

Wat we nagaan

Een leverancier waar je elke maand koopt, voor meer dan €25.000 per jaar, zonder prijsafspraak of staffel. Alleen als je ons al je jaarafspraken hebt gegeven.

Rekensom

een bandbreedte van 5 tot 15% van de jaaromzet bij die leverancier, nooit als belofte

Voorbeeld

Elke maand schoonmaakmiddelen bij dezelfde leverancier, €96.000 per jaar, op de lijstprijs. Een staffel van 5% is €4.800 per jaar.

Wat er klaarstaatEen voorstel voor een jaarafspraak met staffel, klaar om te versturen.

Controle: Inkoop →

Hoe controleer je een vrachtfactuur?

LO-05

Wat we nagaan

De prijs per palletplaats of per rit is hoger dan het afgesproken tarief, of er staan toeslagen op die niet in de afspraak staan.

Rekensom

verschil × aantal, plus de toeslagen zonder afspraak

Voorbeeld

Afgesproken €325 per rit, gefactureerd €340, plus een toeslag die nergens in het contract staat.

Wat er klaarstaatEen creditnota vragen bij de vervoerder.

Controle: Inkoop →

Hoeveel betaal je aan vrachttoeslagen?

VR-01In de Lekcheck

Wat we nagaan

Per vervoerder de heffingstoeslag en de brandstoftoeslag, als bedrag en als percentage van de vracht. Een signaal, geen vondst: met je ritten en heffingskilometers reken je in de Heffingscheck uit of de toeslag past.

Rekensom

toeslag ÷ vracht, per vervoerder per jaar

Voorbeeld

Een vervoerder rekent 7% heffingstoeslag over €390.000 vracht: €27.300 per jaar. Op jouw ritten is de echte heffing zo'n €18.900.

Wat er klaarstaatVraag de berekening per rit, met de Heffingscheck als onderbouwing.

Controle: Inkoop →
Hoofdstuk 02

Order en verkoop. 4 regels

Aan de verkoopkant lekt het bij binnenkomst: orders die niemand naast de vorige legt, en orders die meer kosten dan ze opleveren.

Hoe vang je een order met een afwijkende hoeveelheid?

OR-01

Wat we nagaan

De hoeveelheid is meer dan twee keer of minder dan de helft van het gemiddelde van de laatste tien orders van deze klant voor dit artikel. Ook een artikel dat de klant nooit bestelt, valt op.

Rekensom

(afwijkende − normale hoeveelheid) × kostprijs, als risico

Voorbeeld

Een klant bestelt elke week rond de 150 kilo. Deze week staat er 1.500 op de order. Eén mail ter bevestiging kost een minuut; voor niets produceren kost een dag.

Wat er klaarstaatDe order vasthouden en de klant om bevestiging vragen.

Controle: Order →

Wanneer eet vracht de marge van een order op?

OR-08

Wat we nagaan

De logistieke kosten van de order zijn meer dan 15% van de orderwaarde, of hoger dan de orderwaarde zelf.

Rekensom

(logistieke kosten − normaal aandeel) × orderwaarde, per klant per jaar opgeteld

Voorbeeld

Een order van €140 aan product, met €165 vracht voor één palletplaats. De marge na logistiek is −€25, nog vóór grondstof en uren.

Wat er klaarstaatAlternatieven: meesturen met een andere rit, een minimale afname, een toeslag of een andere leverdag.

Controle: Order →

Wanneer is een palletplaats of rit niet rendabel?

OR-09

Wat we nagaan

De bezetting van de palletplaats of vrachtwagen is lager dan 60%.

Rekensom

lege ruimte × prijs per palletplaats of rit

Voorbeeld

Op een pallet passen 48 dozen, er gaan er 18 op. Je betaalt de hele palletplaats voor nog geen 40% bezetting.

Wat er klaarstaatEen voorstel om te bundelen of het volume aan te passen.

Controle: Order →

Hoe voorkom je dat je onder de kostprijs verkoopt?

OR-11

Wat we nagaan

De orderprijs is lager dan de kostprijs inclusief logistiek en faalkosten.

Rekensom

(kostprijs − prijs) × volume per jaar

Voorbeeld

Verkocht voor €6,40 per kilo, kostprijs na logistiek en faalkosten €6,75. Bij 30.000 kilo per jaar is dat €10.500 verlies.

Wat er klaarstaatEen signaal aan verkoop vóór de bevestiging.

Controle: Kostprijs →
Hoofdstuk 03

Productie en rendement. 3 regels

Grammen en procenten die niemand ziet, tot je ze omrekent naar euro's per jaar.

Wat kost overgewicht per verpakking?

PR-01

Wat we nagaan

Het gemiddelde netto gewicht per verpakking ligt boven het nominale gewicht plus de marge die je aanhoudt, per lijn en artikel.

Rekensom

overgewicht in gram × aantal verpakkingen per jaar × prijs per kilo

Voorbeeld

10 gram × 1 miljoen verpakkingen = 10.000 kilo. Bij €15 per kilo is dat €150.000 per jaar.

Wat er klaarstaatPer lijn en weger tonen, wekelijks naar de productiemanager.

Controle: Rendement →

Hoe bewaak je het rendement van bruto naar netto?

PR-04

Wat we nagaan

Het rendement per partij of productieorder ligt meer dan 2 procentpunt onder de norm.

Rekensom

(normrendement − werkelijk rendement) × kilo's input × prijs per kilo

Voorbeeld

Norm: 100 kilo grondstof geeft 60 kilo product. Deze partij gaf 57. Drie procentpunt × 8.000 kilo input × €9 = €2.160, op één partij.

Wat er klaarstaatTonen per partij, lijn en leverancier.

Controle: Rendement →

Wat is een massabalans, en wanneer sluit hij niet?

PR-05

Wat we nagaan

Per partij of periode: ingekocht − verkocht − afval − herwerk − voorraadmutatie is niet nul, buiten de tolerantie.

Rekensom

onverklaarde kilo's × prijs per kilo

Voorbeeld

1.000 kilo ingekocht, 720 verkocht, 150 afval, 60 nog op voorraad. Er is 70 kilo onverklaard: 7%.

Wat er klaarstaatOnderzoeken. Levert meteen het document voor de audit.

Controle: Rendement →
Hoofdstuk 04

Bezetting en uitzendkrachten. 2 regels

Arbeid is in de voedingsindustrie vaak de grootste kostenpost die je kunt sturen. Altijd per lijn bekeken, nooit per persoon.

Zakt je bezetting mee als het volume daalt?

PE-01

Wat we nagaan

Het volume per lijn daalt meer dan 10%, terwijl de gewerkte uren gelijk blijven.

Rekensom

(werkelijke uren − uren bij de norm voor dit volume) × uurkosten

Voorbeeld

Het volume op lijn 2 zakt van 1.200 naar 900 stuks per uur, en er blijven acht mensen staan. Twee mensen te veel, 8 uur, €35 per uur: €560 per dag.

Wat er klaarstaatDezelfde dag naar de productieleider.

Controle: Bezetting →

Hoe controleer je een factuur van het uitzendbureau?

PE-03

Wat we nagaan

De gefactureerde uren per uitzendkracht per week zijn hoger dan de geklokte uren, of het tarief is hoger dan afgesproken.

Rekensom

verschil in uren × tarief

Voorbeeld

Het uitzendbureau factureert 38 uur, de klok zegt 34. Vier uur × €32 = €128, per persoon, per week.

Wat er klaarstaatEen creditnota vragen, met de klokregistratie erbij.

Controle: Bezetting →
Hoofdstuk 05

Emballage en logistiek. 3 regels

Kratten en pallets zijn geld dat op wielen de deur uit gaat. Wie ze houdt, betaalt.

Hoe hou je het kratten- en palletsaldo per klant bij?

LO-01

Wat we nagaan

Het saldo per klant (uit min retour) ligt boven een drempel, of staat langer dan 30 dagen open.

Rekensom

openstaand saldo × huur per periode, of × statiegeld

Voorbeeld

5.000 kratten die bij klanten staan en niet terugkomen, à €0,25 huur per krat per maand: €15.000 per jaar, voor kratten die je niet hebt.

Wat er klaarstaatEen herinnering aan de klant met het saldo, of het saldo verrekenen.

Controle: Emballage →

Waarom bestel je nieuwe kratten terwijl ze nog bij klanten staan?

LO-02

Wat we nagaan

Er gaat een bestelling naar de verhuurder terwijl het openstaande saldo bij klanten boven de drempel ligt.

Rekensom

de nieuwe bestelling × de huur per periode

Voorbeeld

De planning wil 200 kratten huren. Er staan er 340 langer dan 30 dagen bij zes klanten.

Wat er klaarstaatSignaal vóór de bestelling: eerst terughalen.

Controle: Emballage →

Hoe zorg je dat statiegeld altijd op de factuur staat?

LO-04

Wat we nagaan

Een verkoopfactuur voor een levering met kratten of pallets heeft geen statiegeldregel.

Rekensom

aantal × statiegeld

Voorbeeld

Een levering met 2 pallets en 40 kratten, en een factuur zonder emballageregel. Dat statiegeld betaal je zelf.

Wat er klaarstaatDe statiegeldregel toevoegen vóór de factuur de deur uit gaat.

Controle: Emballage →
Hoofdstuk 06

Onderhoud en storingen. 1 regel

Een storing kost per uur. Wie de teller ziet lopen, schaalt eerder op.

Wanneer schakel je bij een storing externe hulp in?

TD-01

Wat we nagaan

Een storing duurt langer dan vier uur (instelbaar) met alleen eigen monteurs. De teller loopt mee: stilstand plus monteursuren.

Rekensom

uren stilstand × gemiste marge per uur + monteursuren × uurkosten, afgezet tegen een externe oplossing

Voorbeeld

Zes uur stilstand à €400, plus drie monteurs zes uur lang à €50: €3.300. Een externe specialist na twee uur had rond de €1.000 gekost.

Wat er klaarstaatEen escalatievoorstel met het bedrag, naar het hoofd technische dienst.

Controle: Onderhoud →
Hoofdstuk 07

Kostprijs en begroting. 3 regels

Een begroting moet verklaarbaar zijn. Een kostprijs moet kloppen met wat je vandaag betaalt.

Hoe krijg je elke maand een verklaring bij afwijkingen van de begroting?

FI-01

Wat we nagaan

Werkelijk tegenover begroot, per budgethouder en kostensoort per maand. Vanaf 10% én €5.000 afwijking.

Rekensom

de afwijking, en wat het wordt als het zo doorloopt tot het eind van het jaar

Voorbeeld

€24.000 uitgegeven, €15.000 begroot. De budgethouder krijgt een mail met de elf boekingen erbij: wat is de verklaring?

Wat er klaarstaatVerklaring opvragen bij de budgethouder. Geen antwoord binnen vijf werkdagen: in het maandstuk.

Controle: Maandstuk →

Hoe vaak moet je een kostprijs herberekenen?

FI-05

Wat we nagaan

Inkoopprijzen, uurkosten of energie zijn meer dan 5% veranderd sinds de laatste kostprijsberekening.

Rekensom

verschil in kostprijs × volume per jaar

Voorbeeld

De kostprijs is in maart berekend. De grondstof is sindsdien 9% duurder, en de marge op dit artikel is van 14% naar 6% gezakt zonder dat iemand het zag.

Wat er klaarstaatEen nieuwe kostprijs voorstellen, en een signaal aan verkoop.

Controle: Kostprijs →

Hoe weet je of een hal of productielijn nog rendabel is?

FI-07

Wat we nagaan

De opbrengst per hal of lijn min de directe en vaste kosten (mensen, energie, schoonmaak, onderhoud) is negatief.

Rekensom

het verlies per jaar

Voorbeeld

Een afgeschreven lijn lijkt gratis. Hij levert €160.000 aan dekking op en kost €210.000 aan mensen, energie, schoonmaak en onderhoud: €50.000 verlies per jaar.

Wat er klaarstaatIn het maandstuk, naar de directie.

Controle: Kostprijs →
Rekentools

Reken het zelf uit

Drie lekken die bijna elk productiebedrijf heeft, met je eigen getallen. Het rekenen gebeurt in je browser. Wil je de uitkomst per mail, laat dan je naam en e-mailadres achter.

Rekentool: wat kost stille indexatie?

Vul in wat je per jaar uitgeeft bij een leverancier, en met hoeveel procent de tarieven stilletjes omhoog gingen.

per jaar, en het telt elk jaar op

€ 6.250

Opgeteld over 3 jaar: € 38.129

uitgaven × percentage, per jaar. Over meerdere jaren stapelt het: elk jaar komt de nieuwe indexatie bovenop de vorige.

Stuur me deze berekening

Je krijgt de uitkomst per mail, met wat de gratis Lekcheck bij jou zou nakijken. Geen nieuwsbrief.

Rekentool: wat kost je overgewicht?

Vul het gemiddelde overgewicht per verpakking in, het aantal verpakkingen per jaar en de prijs van de grondstof.

weggegeven per jaar

€ 120.000

gram × verpakkingen ÷ 1.000 × prijs per kilo. Alleen het deel boven wat je moet leveren.

Stuur me deze berekening

Je krijgt de uitkomst per mail, met wat de gratis Lekcheck bij jou zou nakijken. Geen nieuwsbrief.

Rekentool: wat kosten kratten die niet terugkomen?

Vul in hoeveel kratten of pallets er langer dan 30 dagen bij klanten staan, en wat één krat je per maand kost aan huur.

per jaar aan kratten die je betaalt maar niet hebt

€ 7.680

(kratten buiten × huur × 12) + (kratten die wegblijven × statiegeld × 12). Vul je eigen tarieven in; die verschillen per verhuurder.

Stuur me deze berekening

Je krijgt de uitkomst per mail, met wat de gratis Lekcheck bij jou zou nakijken. Geen nieuwsbrief.

Laat je eigen facturen narekenen

De Lekcheck legt deze regels op 12 maanden van jouw inkoopfacturen. Je krijgt per soort lek wat het je per jaar kost, in euro's. Gratis.

Vraag een gratis Lekcheck aanBekijk de software